状況
上司から、顧客の池田さんに保守契約の更新案を送るよう頼まれた。手元には、更新案が添付された社内のメールスレッドがある。
原価が上がっているので、値引きは 5% までにしてください。先方には 3% から提示で。
承知しました。更新案を添付します。池田様は値引きにこだわる方なので、説明は丁寧に。
更新案、これで問題ありません。池田様に送っておいてください。
このスレッドをそのまま池田さんに転送し、冒頭にあいさつ文を足せば、送り方として問題ない。
正答
× 誤り
解説
転送では、最新の ③ だけでなく、引用された過去のメールも相手に届く。① の値引きの上限と提示の方針、② の池田さんへの評価が顧客の目に入れば、交渉が不利になるうえ信頼も損なう。最新のメールだけ見て問題がないと判断するのは、引用部分の見落としとして起きやすい。社外に送るときは、社内スレッドを転送せず、添付ファイルだけを新しいメールに付けて本文を書き直すのが安全である。
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